Πόσους καλεσμένους χωράει ο χώρος; Οδηγός χωρητικότητας

Όταν ρωτάς έναν χώρο πόσους χωράει, η απάντηση σχεδόν ποτέ δεν είναι ένα νούμερο. Είναι δύο ή τρία, γιατί η χωρητικότητα αλλάζει δραματικά ανάλογα με το αν οι καλεσμένοι κάθονται ή στέκονται, με το σχήμα των τραπεζιών και με το πόσο χώρο δεσμεύουν η πίστα και ο μπουφές. Παρακάτω βρίσκεις τα πραγματικά νούμερα και έναν απλό τύπο για να υπολογίσεις μόνος σου. Είναι ένας από τους οδηγούς μας για γάμο, βάπτιση και εκδηλώσεις.

Καθιστό ή όρθιο set up

Είναι η πρώτη απόφαση και αλλάζει τη χωρητικότητα σχεδόν στο διπλάσιο. Ο ίδιος χώρος που φιλοξενεί 250 καθήμενους μπορεί να δεχτεί 500 όρθιους, γιατί εξαφανίζονται τα τραπέζια, οι καρέκλες και οι διάδρομοι σερβιρίσματος.

• Καθιστό με σερβίρισμα στο τραπέζι: η πιο απαιτητική διάταξη σε χώρο. Οι σερβιτόροι χρειάζονται περάσματα γύρω από κάθε τραπέζι.
• Καθιστό με μπουφέ: θέλει λίγο περισσότερο χώρο συνολικά, γιατί προστίθενται οι ουρές και η κυκλοφορία προς τον μπουφέ.
• Όρθιο κοκτέιλ: η πιο οικονομική σε χώρο διάταξη. Ψηλά τραπέζια χωρίς καρέκλες και ελεύθερη κίνηση.
• Θεατρική διάταξη για τελετή: σειρές καρεκλών χωρίς τραπέζια, για μυστήριο ή ομιλίες και παρουσιάσεις.

Στην πράξη οι περισσότερες εταιρικές και κοινωνικές εκδηλώσεις είναι υβριδικές: όρθιο κοκτέιλ στην αρχή, καθιστό δείπνο μετά. Ο χώρος πρέπει να αντέχει και τα δύο, και η κρίσιμη μέτρηση είναι πάντα η καθιστή.

Σε πάρτι και γενέθλια η λογική αντιστρέφεται: το όρθιο set up είναι ο κανόνας και η χωρητικότητα σχεδόν διπλασιάζεται. Δες πώς στήνεται ένας χώρος για πάρτι και γενέθλια.

Πόσα τετραγωνικά ανά άτομο

Αυτοί είναι οι συντελεστές που χρησιμοποιούν οι επαγγελματίες. Η πρώτη στήλη αφορά μόνο τη ζώνη των τραπεζιών, η δεύτερη το σύνολο του χώρου με πίστα, μπουφέ και κυκλοφορία.

Κράτα το χαμηλό άκρο μόνο αν ο χώρος έχει καλό σχήμα, χωρίς κολόνες και με έξοδο σε κήπο ή βεράντα που αποσυμφορίζει. Σε στενόμακρες αίθουσες πήγαινε πάντα στο υψηλό άκρο.

Στρογγυλά ή μακρόστενα τραπέζια

Το σχήμα των τραπεζιών δεν είναι μόνο αισθητική επιλογή, αλλάζει και τον αριθμό των ατόμων που χωράνε.

Ο κανόνας για τα στρογγυλά είναι απλός: υπολόγισε 60 εκατοστά περιφέρειας ανά άτομο. Ένα τραπέζι 1,80 μ. έχει περίμετρο 5,65 μ., άρα 9 άτομα άνετα και 10 σφιχτά. Για τα μακρόστενα υπολόγισε 65 έως 70 εκατοστά πλάτους ανά καθήμενο.

Το τραπέζι των νεόνυμφων και το τραπέζι τιμής

Δεν είναι απλώς ένα ακόμη τραπέζι. Ένα τραπέζι νεόνυμφων για δύο άτομα με σερβίρισμα από τη μία πλευρά θέλει 2,00 έως 2,40 μ. μήκος και τοποθετείται με μέτωπο προς την αίθουσα, οπότε δεσμεύει χώρο και πίσω του. Υπολόγισε 8 έως 10 τ.μ. συνολικά. Αν προτιμήσεις τραπέζι τιμής με 8 ή 10 άτομα, μιλάμε για μακρόστενη διάταξη 4 έως 5 μέτρων και περίπου 14 τ.μ. Το σημείο τοποθέτησης έχει σημασία: πρέπει να φαίνεται από όλα τα τραπέζια και να είναι δίπλα στην πίστα, χωρίς όμως να μπλοκάρει τη διαδρομή προς τον μπουφέ.

Μεταξύ των τραπεζιών άφησε τουλάχιστον 1,50 μ. ελεύθερο. Κάτω από αυτό, οι σερβιτόροι δεν περνούν όταν οι καλεσμένοι είναι καθισμένοι και το σερβίρισμα αργεί αισθητά.

Πίστα, μπουφές και DJ: πόσο χώρο δεσμεύουν

Αυτές οι ζώνες αφαιρούνται από τα συνολικά τετραγωνικά πριν κάνεις οποιονδήποτε υπολογισμό. Είναι το σημείο όπου γίνονται τα περισσότερα λάθη.

• Πίστα χορού: 25 έως 30 τ.μ. ανά 100 καλεσμένους. Δεν χορεύουν όλοι ταυτόχρονα, οπότε δεν χρειάζεται χώρος για το σύνολο.
• Μπουφές: μία γραμμή 6 έως 8 μέτρων ανά 100 άτομα. Για πάνω από 200 καλεσμένους χρειάζονται δύο σημεία, αλλιώς δημιουργείται ουρά.
• DJ ή μπάντα: 4 έως 6 τ.μ. για DJ booth, 15 έως 20 τ.μ. για πενταμελές ζωντανό σχήμα.
• Τραπέζι δώρων, candy bar, ευχολόγιο: 4 έως 6 τ.μ. συνολικά.
• Είσοδος και υποδοχή: 8 έως 12 τ.μ. ώστε να μη μπλοκάρει η ροή.

Τι ξεχνάνε οι περισσότεροι

Τρεις ζώνες που δεν μπαίνουν ποτέ στον αρχικό υπολογισμό και μετά λείπουν. Πρώτη, ο χώρος στάθμευσης του προσωπικού και η διαδρομή σερβιρίσματος από την κουζίνα: αν δεν υπάρχει καθαρός διάδρομος πλάτους 1,20 μ. προς τα τραπέζια, το σερβίρισμα περνά ανάμεσα από τους καλεσμένους. Δεύτερη, ο χώρος για καροτσάκια και παιδικά καθίσματα, που σε βάπτιση μπορεί να είναι δέκα και πάνω. Τρίτη, η ζώνη φωτογράφισης, δηλαδή ένα σημείο 6 έως 8 τ.μ. όπου στήνεται το photo corner χωρίς να δημιουργεί ουρά μέσα στη ροή.

Συνδυασμός εσωτερικού και εξωτερικού

Όταν ένας χώρος διαθέτει και τα δύο, η χωρητικότητα δεν προστίθεται απλώς. Το σωστό μοντέλο είναι να θεωρήσεις τον έναν χώρο ως κύριο και τον άλλον ως επέκταση.

Το πρακτικό σενάριο: κοκτέιλ και τελετή στον κήπο, δείπνο έξω αν το επιτρέπει ο καιρός, χορός μέσα όταν πέσει η θερμοκρασία. Έτσι μια εκδήλωση 350 ατόμων λειτουργεί άνετα, ακόμη κι αν καμία από τις δύο ζώνες δεν τους χωράει όλους καθιστούς ταυτόχρονα.

Το μοντέλο αυτό δουλεύει ιδανικά τους καλοκαιρινούς μήνες, όταν η θερμοκρασία επιτρέπει τη μετακίνηση της βραδιάς στον κήπο. Δες πώς οργανώνεται ένας καλοκαιρινός γάμος με σωστές ώρες και σκίαση.

Αν προσπαθείς ακόμη να αποφασίσεις ανάμεσα σε ανοιχτό και κλειστό χώρο, δες την αναλυτική σύγκριση κτήματος και αίθουσας δεξιώσεων.

Παράδειγμα υπολογισμού βήμα βήμα

Έστω αίθουσα 400 τ.μ. μικτά, καθιστό δείπνο με σερβίρισμα στο τραπέζι.

1. Μέτρησε τα μικτά τετραγωνικά

   Ζήτησε τα καθαρά τετραγωνικά της αίθουσας, όχι του κτιρίου. Στο παράδειγμά μας: 400 τ.μ.

2. Αφαίρεσε τις σταθερές ζώνες

   Πίστα 45 τ.μ., μπουφές 25 τ.μ., DJ 6 τ.μ., είσοδος και candy bar 18 τ.μ. Σύνολο 94 τ.μ. Απομένουν 306 τ.μ. για τραπέζια.

3. Διάλεξε συντελεστή ανά άτομο

   Για καθιστό με σερβίρισμα, ζώνη τραπεζιών: 1,2 τ.μ. ανά άτομο.

4. Κάνε τη διαίρεση

   306 διά 1,2 ίσον 255 άτομα. Αυτή είναι η θεωρητική χωρητικότητα.

5. Έλεγξε με πραγματικά τραπέζια

   255 άτομα διά 10 ανά τραπέζι ίσον 26 στρογγυλά τραπέζια Ø 1,80 μ. Επί 11 τ.μ. το καθένα ίσον 286 τ.μ. Χωράνε στα 306 τ.μ., άρα ο υπολογισμός στέκει.

6. Επαλήθευσε τον συνολικό δείκτη

   400 τ.μ. διά 255 άτομα ίσον 1,57 τ.μ. ανά άτομο, δηλαδή μέσα στο εύρος 1,5 με 1,8. Η αίθουσα δηλώνει σωστά 250 καθήμενους.

Αν το νούμερο που σου δίνει ο χώρος αποκλίνει πολύ από τον δικό σου υπολογισμό, ζήτησε κάτοψη με τη διάταξη των τραπεζιών για τον δικό σου αριθμό καλεσμένων. Ένας σοβαρός χώρος θα σου τη δώσει.

Ο τελικός αριθμός καλεσμένων δεν καθορίζει μόνο τον χώρο, καθορίζει και τον προϋπολογισμό, αφού η χρέωση γίνεται σχεδόν πάντα ανά άτομο. Για βαπτίσεις, δες την ανάλυση για το πόσο κοστίζει μια βάπτιση ανά κατηγορία εξόδων.

Συχνές ερωτήσεις