Πώς φτιάχνεις πλάνο τραπεζιών γάμου χωρίς παρεξηγήσεις

Το πλάνο τραπεζιών γάμου είναι η απόφαση για το ποιος κάθεται πού στη δεξίωση. Μοιάζει με δουλειά της τελευταίας στιγμής, όμως ορίζει πώς θα περάσουν οι καλεσμένοι τη βραδιά, πόσο άνετα θα κινείται το προσωπικό και αν κάποιος θα νιώσει ότι τον έβαλες στην άκρη. Παρακάτω θα βρεις τα βήματα με τη σειρά τους, από το νυφικό τραπέζι μέχρι το τελικό αρχείο που φτάνει στον χώρο.

Πότε ξεκινάς το πλάνο τραπεζιών

Η πρώτη εκδοχή γίνεται περίπου τρεις μήνες πριν, μαζί με την αποστολή των προσκλητηρίων, και η τελική παραδίδεται στον χώρο την εβδομάδα του γάμου. Ανάμεσα στις δύο, το πλάνο αλλάζει όσο έρχονται οι απαντήσεις των καλεσμένων, και αυτό είναι φυσιολογικό.

Νωρίτερα δεν έχει νόημα, γιατί χωρίς σταθερή λίστα θα ξαναγράψεις κάθε τραπέζι πολλές φορές. Η βάση είναι η τελική λίστα καλεσμένων, χωρισμένη σε ομάδες: οικογένεια νύφης, οικογένεια γαμπρού, κοινοί φίλοι, συνάδελφοι, παιδιά. Πού μπαίνει το πλάνο μέσα στο συνολικό χρονοδιάγραμμα της προετοιμασίας θα το δεις στο checklist γάμου μήνα προς μήνα.

1. Χώρισε τη λίστα σε ομάδες.

   Κάθε όνομα παίρνει πλευρά (νύφη, γαμπρός ή κοινό) και παρέα, ώστε να βλέπεις με μια ματιά ποιοι γνωρίζονται.

2. Ζήτα την κάτοψη από τον χώρο.

   Με τον αριθμό των τραπεζιών, το σχήμα τους, την πίστα και τον μπουφέ σημειωμένα.

3. Βάλε πρώτα το νυφικό τραπέζι.

   Όλα τα υπόλοιπα τραπέζια στήνονται με αφετηρία αυτό.

4. Γέμισε τα τραπέζια των οικογενειών και μετά των παρεών.

   Από τους πιο κοντινούς σου προς τους πιο μακρινούς.

5. Στείλε το τελικό αρχείο στον χώρο.

   Με άτομα ανά τραπέζι, παιδιά και ειδικές ανάγκες σημειωμένα.

Πώς στήνεις το νυφικό τραπέζι

Το νυφικό τραπέζι είναι το σημείο από το οποίο ξεκινά όλο το πλάνο, και το ποιος κάθεται εκεί είναι απόφαση του ζευγαριού. Δεν υπάρχει υποχρεωτικός κανόνας, υπάρχουν τρεις εκδοχές που στήνονται εύκολα:

• Μόνο το ζευγάρι. Ένα μικρό τραπέζι για τους δύο νεόνυμφους, το λεγόμενο sweetheart table, με τους κοντινούς σου στα πρώτα τραπέζια γύρω του. Λύνει το δίλημμα για το ποιος χωράει δίπλα στο ζευγάρι.
• Το ζευγάρι και οι κουμπάροι. Οι κουμπάροι έχουν ενεργό ρόλο σε όλη τη διάρκεια της μέρας, οπότε η θέση δίπλα στο ζευγάρι τους βολεύει και πρακτικά. Τι αναλαμβάνουν θα το βρεις στον οδηγό για τον ρόλο του κουμπάρου.
• Το ζευγάρι, οι κουμπάροι και οι γονείς. Ένα μεγαλύτερο, μακρόστενο τραπέζι, που ταιριάζει όταν οι δύο οικογένειες γνωρίζονται καλά.

Αν οι γονείς δεν κάθονται με το ζευγάρι, το τραπέζι τους μπαίνει ακριβώς απέναντι ή δίπλα στο νυφικό, μαζί με αδέλφια και παππούδες. Αν οι γονείς από τη μία πλευρά είναι χωρισμένοι, το πιο ήπιο είναι δύο ξεχωριστά τραπέζια σε ίση απόσταση από το νυφικό τραπέζι, ώστε κανείς να μη νιώσει δεύτερος.

Το νυφικό τραπέζι μπαίνει σε σημείο που το βλέπουν όλοι και που έχει εύκολη πρόσβαση στην πίστα, γιατί από εκεί θα σηκωθεί το ζευγάρι για τον πρώτο χορό και τις προπόσεις.

Πώς μοιράζεις οικογένειες και παρέες

Κάθε τραπέζι χρειάζεται ανθρώπους που γνωρίζονται ή έχουν κάτι κοινό. Όσο πιο κοντά σου είναι κάποιος, τόσο πιο κοντά στο νυφικό τραπέζι κάθεται.

Η σειρά που δουλεύει στην πράξη μοιάζει με κύκλους γύρω από το ζευγάρι: πρώτα γονείς, αδέλφια, παππούδες και νονοί, μετά θείοι και ξαδέλφια, μετά οι φίλοι σου κοντά στην πίστα, και πιο πέρα συνάδελφοι και φίλοι των γονιών. Τις δύο πλευρές τις μοιράζεις ισότιμα, ώστε να μη φαίνεται ότι η μία οικογένεια κάθεται μπροστά και η άλλη πίσω.

• Τα ζευγάρια μένουν μαζί, ακόμη κι αν ο ένας γνωρίζει λιγότερους στο τραπέζι.
• Οι παρέες δεν σπάνε, εκτός αν είναι τόσο μεγάλες που δεν χωράνε σε ένα τραπέζι. Τότε μοιράζονται σε δύο διπλανά.
• Όσοι δεν τα πάνε καλά μπαίνουν σε τραπέζια που δεν βλέπουν το ένα το άλλο, όχι απλώς σε διαφορετικά.
• Οι γονείς έχουν λόγο για τα τραπέζια των δικών τους καλεσμένων. Ζήτα τους να τα προτείνουν εκείνοι και κράτα εσύ την τελική έγκριση.

Πού κάθονται παιδιά, μεγαλύτεροι και όσοι έρχονται μόνοι

Τα παιδιά κάθονται κοντά στους γονείς τους, οι μεγαλύτεροι σε ηλικία μακριά από τα ηχεία και κοντά σε έξοδο, και όσοι έρχονται μόνοι σε τραπέζι με ανθρώπους που ταιριάζουν μαζί τους. Αυτές οι ομάδες κρίνουν συχνά αν η βραδιά θα κυλήσει ήρεμα.

• Παιδιά. Τα μικρά κάθονται δίπλα στους γονείς τους. Αν έρχονται πολλά μεγαλύτερα παιδιά, ένα παιδικό τραπέζι κοντά στα τραπέζια των γονιών τα κρατά μαζί, ενώ οι γονείς τα έχουν στο οπτικό τους πεδίο. Ρώτα τον χώρο για παιδικά καθίσματα και σημείωσε στο πλάνο πού χρειάζονται.
• Μεγαλύτεροι σε ηλικία. Μακριά από τα ηχεία και τον DJ, σε σημείο χωρίς σκαλιά και με εύκολη πρόσβαση σε τουαλέτες και έξοδο.
• Καλεσμένοι με αμαξίδιο ή δυσκολία στο περπάτημα. Θέση στην άκρη του τραπεζιού, με ελεύθερο πέρασμα μέχρι εκεί.
• Όσοι έρχονται μόνοι. Όχι ένα «τραπέζι των single» από αγνώστους. Κάθονται με την παρέα ή τους συναδέλφους από όπου τους ξέρεις.

Οι σοβαρές αλλεργίες σημειώνονται πάνω στο πλάνο, δίπλα στο όνομα του καλεσμένου, ώστε ο σερβιτόρος να ξέρει σε ποια θέση πηγαίνει το διαφορετικό πιάτο. Στην Ευρωπαϊκή Ένωση τα αλλεργιογόνα τροφίμων που επισημαίνονται υποχρεωτικά είναι 14, ανάμεσά τους τα σιτηρά με γλουτένη, τα αυγά, το γάλα και οι ξηροί καρποί.

Πώς δουλεύεις την κάτοψη με τον χώρο

Το πλάνο στήνεται πάνω στην κάτοψη του χώρου, με τα τραπέζια, την πίστα, τον μπουφέ και τις διαδρομές του προσωπικού σημειωμένα. Τη ζητάς από τον χώρο και τη δουλεύεις μαζί με τον υπεύθυνο της δεξίωσης.

Ρώτα πόσα τραπέζια χρειάζονται για τον αριθμό σου, τι σχήμα έχουν και πόσα άτομα παίρνει το καθένα. Το σχήμα αλλάζει το πλάνο: στο στρογγυλό τραπέζι όλοι μιλούν με όλους, στο μακρόστενο ο καθένας μιλά κυρίως με τους διπλανούς του. Πόσο χώρο θέλει κάθε διάταξη θα το βρεις στον οδηγό χωρητικότητας.

Στο Green Hall by Laios, στην Πάρνηθα (Αχαρνές), η εσωτερική κλιματιζόμενη αίθουσα φιλοξενεί 250 καθήμενους και ο εξωτερικός χώρος 450 καθήμενους, με ιδιωτικό εκκλησάκι και parking μέσα στο κτήμα. Γι’ αυτό το πλάνο ετοιμάζεται για τον χώρο που θα χρησιμοποιηθεί τη συγκεκριμένη μέρα. Αν σκέφτεσαι κτήμα γάμου στην Πάρνηθα, ζήτα να δεις τη διάταξη επί τόπου πριν κλειδώσεις τα τραπέζια.

Τρία σημεία της κάτοψης κοιτάς πριν βάλεις ονόματα: πού είναι τα ηχεία, πού στήνεται ο μπουφές και πού βρίσκονται οι έξοδοι. Αν η δεξίωση γίνεται έξω, ρώτα και πώς μεταφέρεται το πλάνο σε περίπτωση καιρού. Τις διαφορές ανάμεσα σε ανοιχτό και κλειστό χώρο τις εξηγεί η σύγκριση κτήμα ή αίθουσα για γάμο.

Πώς φτάνει το πλάνο στους καλεσμένους και στο προσωπικό

Οι καλεσμένοι βρίσκουν το τραπέζι τους από έναν πίνακα θέσεων στην είσοδο, και το προσωπικό δουλεύει με ένα αρχείο που έχει κάθε τραπέζι, κάθε όνομα και κάθε ειδική ανάγκη. Τα δύο πρέπει να λένε ακριβώς τα ίδια.

• Πίνακας θέσεων. Τα ονόματα μπαίνουν αλφαβητικά, ανά επώνυμο, με το τραπέζι δίπλα. Έτσι ο καθένας βρίσκει τη θέση του γρήγορα, χωρίς ουρά στην είσοδο.
• Αριθμοί ή ονόματα στα τραπέζια. Ό,τι διαλέξεις, γράφεται ίδιο στον πίνακα, πάνω στα τραπέζια και στο αρχείο του χώρου.
• Καρτελάκια σε κάθε θέση. Χρειάζονται μόνο όταν θέλεις συγκεκριμένη θέση μέσα στο τραπέζι, για παράδειγμα στο νυφικό. Στα υπόλοιπα αρκεί το τραπέζι.
• Το αρχείο του χώρου. Τραπέζια, ονόματα, άτομα ανά τραπέζι, παιδιά, παιδικά καθίσματα και αλλεργίες, σε ένα αρχείο που ανοίγει εύκολα.

Όρισε και έναν άνθρωπο από τη δική σου πλευρά, για παράδειγμα τον κουμπάρο ή μια φίλη, που ξέρει το πλάνο και βρίσκεται στην είσοδο την ώρα της υποδοχής. Αν κάποιος δεν βρει το όνομά του ή έρθει ένας συνοδός που δεν ήταν στη λίστα, το λύνει εκείνος και όχι εσύ.

Συχνές ερωτήσεις