Πώς να διοργανώσεις εταιρική εκδήλωση: πλήρης οδηγός

Μια εταιρική εκδήλωση κρίνεται από το αν οι καλεσμένοι φεύγουν έχοντας πάρει αυτό για το οποίο ήρθαν. Η διοργάνωση εταιρικής εκδήλωσης δεν ξεκινά από τον χώρο ή το μενού, αλλά από μια απλή ερώτηση: τι θέλει να πετύχει η εταιρεία. Από εκεί βγαίνουν το budget, η διάταξη της αίθουσας, ο εξοπλισμός και το πρόγραμμα. Παρακάτω θα βρεις τα έξι βήματα με τη σειρά που παίρνονται οι αποφάσεις. Είναι ένας από τους οδηγούς μας για γάμο, βάπτιση και εκδηλώσεις.

Ορισμός στόχου και κοινού

Ο στόχος είναι η πρώτη απόφαση, γιατί κάθε επόμενη επιλογή κρίνεται με βάση αυτόν. Μια παρουσίαση προϊόντος σε πελάτες, μια ημερίδα εκπαίδευσης για το προσωπικό και μια γιορτή για την ομάδα μπορεί να έχουν τον ίδιο αριθμό ατόμων, αλλά θέλουν άλλη διάταξη, άλλο πρόγραμμα και άλλο φαγητό.

Γράψε τον στόχο σε μία πρόταση, με κάτι που μπορεί να ελεγχθεί μετά την εκδήλωση. Το «να περάσουμε καλά» δεν είναι στόχος. Το «να γνωρίσουν οι συνεργάτες τη νέα σειρά προϊόντων και να κλειστούν ραντεβού επίδειξης» είναι, γιατί την επόμενη εβδομάδα ξέρεις αν έγινε ή όχι.

Το κοινό είναι το άλλο μισό της απόφασης. Πριν ζητήσεις την πρώτη προσφορά, απάντησε σε αυτά:

• Ποιοι έρχονται: εργαζόμενοι, πελάτες, συνεργάτες ή στελέχη, και αν στην ίδια αίθουσα θα βρεθούν ομάδες με διαφορετικές ανάγκες.
• Πόσοι περίπου: δεν χρειάζεσαι λίστα με ονόματα, χρειάζεσαι τάξη μεγέθους, γιατί από αυτήν εξαρτάται ποιοι χώροι μπαίνουν στη συζήτηση.
• Από πού έρχονται και τι ώρα: μια πρωινή ημερίδα και μια βραδινή γιορτή έχουν διαφορετικές απαιτήσεις σε μετακίνηση και στάθμευση.
• Τι χρειάζονται: πρόσβαση για άτομα με κινητικές δυσκολίες, ειδικές διατροφές, μετάφραση ή υλικό σε άλλη γλώσσα.

Με στόχο και αριθμό ατόμων στο χέρι, η αναζήτηση για χώρο για εταιρικές εκδηλώσεις γίνεται συγκεκριμένη: ξέρεις τι να ρωτήσεις και ποιες προτάσεις να αφήσεις από την αρχή.

Budget και κατανομή

Το budget ορίζεται πριν από τις προσφορές και μοιράζεται σε κατηγορίες, ώστε να φαίνεται πού πηγαίνει κάθε ευρώ. Ένα μέρος του, συνήθως 10-15%, μένει στην άκρη ως απόθεμα για απρόβλεπτα, όπως αλλαγές λόγω καιρού, υπερωρίες ή πρόσθετες απαιτήσεις της τελευταίας στιγμής.

Στην κατανομή βοηθά να ξεχωρίσεις τα σταθερά έξοδα από αυτά που αλλάζουν με τον αριθμό των ατόμων. Ο τεχνικός εξοπλισμός και η διαμόρφωση της αίθουσας κοστίζουν περίπου το ίδιο είτε έρθουν λιγότεροι είτε περισσότεροι καλεσμένοι, ενώ το φαγητό και τα ποτά ακολουθούν τον αριθμό. Έτσι, όταν αλλάζουν οι επιβεβαιώσεις, ξέρεις ποιες γραμμές θα κουνηθούν.

Σύρετε οριζόντια για να δείτε ολόκληρο τον πίνακα

Επιλογή χώρου και χωρητικότητα

Ο χώρος επιλέγεται με βάση τον αριθμό ατόμων στη διάταξη που θα χρησιμοποιήσεις, όχι με τη μέγιστη χωρητικότητα που γράφει μια προσφορά. Η ίδια αίθουσα χωράει πολύ διαφορετικό αριθμό ανθρώπων σε θεατρική διάταξη, σε τραπέζια ή με όρθιους.

Η θεατρική διάταξη, με σειρές καρεκλών προς το βήμα, ταιριάζει σε ομιλίες και παρουσιάσεις. Τα τραπέζια θέλουν περισσότερο χώρο, αλλά βολεύουν όταν υπάρχει γεύμα ή δουλειά σε ομάδες. Η δεξίωση όρθιων είναι η πιο ευέλικτη για γνωριμίες και συζήτηση. Τα τετραγωνικά που χρειάζεται κάθε διάταξη τα βρίσκεις στον οδηγό χωρητικότητας ανά διάταξη.

Πέρα από τη χωρητικότητα, ένας χώρος για εταιρική χρήση κρίνεται σε σημεία που δεν φαίνονται στις φωτογραφίες:

• Πρόσβαση και στάθμευση: πόσο εύκολα φτάνει κάποιος με αυτοκίνητο και αν βρίσκει θέση χωρίς ψάξιμο.
• Κλιματισμός: μια αίθουσα που μένει άνετη όλο τον χρόνο σε απαλλάσσει από το ρίσκο του καιρού.
• Εναλλακτικός χώρος: αν η εκδήλωση έχει κομμάτι έξω, θέλεις στεγασμένη λύση στον ίδιο χώρο.
• Ώρες στησίματος: πότε μπορούν να μπουν οι τεχνικοί και οι συνεργάτες σου πριν από την έναρξη.

Το Green Hall by Laios, στις παρυφές της Πάρνηθας στις Αχαρνές, διαθέτει κλιματιζόμενη αίθουσα για 250 καθήμενους ή 500 όρθιους και εξωτερικό χώρο για 450 καθήμενους ή 900 όρθιους, με ιδιόκτητο parking 100 θέσεων. Η αίθουσα στήνεται σε θεατρική διάταξη, σε τραπέζια ή για δεξίωση όρθιων.

Τεχνικός εξοπλισμός

Ζήτα από τον χώρο γραπτή λίστα με τον εξοπλισμό που διαθέτει και κλείσε δοκιμή με τις πραγματικές παρουσιάσεις πριν από την ημέρα. Ο ήχος και η προβολή είναι τα δύο σημεία που, όταν κάτι δεν δουλέψει, το βλέπουν όλοι στην αίθουσα.

Τι ελέγχεις ένα προς ένα:

• Μικρόφωνα: πόσα ασύρματα υπάρχουν και αν χρειάζεσαι μικρόφωνο πέτου για ομιλητή που κινείται ή μικρόφωνο για ερωτήσεις από το κοινό.
• Προβολή: αν η εικόνα διαβάζεται από τις πίσω σειρές και με το φυσικό φως της ώρας που γίνεται η παρουσίαση.
• Συνδέσεις: ποια καλώδια και αντάπτορες δέχεται το σύστημα, ώστε να μη μείνει ομιλητής με laptop που δεν συνδέεται.
• Ρεύμα και internet: πρίζες κοντά στο βήμα και στο τραπέζι εγγραφών, και σταθερή σύνδεση αν υπάρχει ζωντανή μετάδοση ή ψηφοφορία από το κινητό.
• Φωτισμός: αρκετό φως στο βήμα, χωρίς να πέφτει πάνω στην οθόνη και να ξεπλένει την εικόνα.

Όρισε έναν άνθρωπο από την πλευρά σου που θα έχει όλες τις παρουσιάσεις σε ένα σημείο, με τη σειρά του προγράμματος, και θα μιλά με τον τεχνικό του χώρου. Στο Green Hall υπάρχουν επαγγελματικός ηχητικός εξοπλισμός και ψηφιακός φωτισμός, ενώ επιπλέον τεχνικές ανάγκες καλύπτονται κατόπιν συνεννόησης. Γι’ αυτό η λίστα με ό,τι θα χρειαστείς πρέπει να φτάσει στον χώρο νωρίς.

Catering και coffee break

Το μενού ακολουθεί το πρόγραμμα: coffee break στα διαλείμματα των ομιλιών, ελαφρύ γεύμα σε ημερήσια εκδήλωση, δείπνο σε βραδινή. Και στις τρεις περιπτώσεις ζητάς από την αρχή ενημέρωση για τα αλλεργιογόνα και επιλογές για ειδικές διατροφές.

Ένα coffee break συνήθως περιλαμβάνει καφέ, τσάι, νερό και χυμούς, με κάτι γλυκό, κάτι αλμυρό ή φρούτα. Στήνεται δίπλα στην αίθουσα και όχι σε άλλο όροφο ή άλλη πτέρυγα, γιατί κάθε λεπτό μετακίνησης βγαίνει από τον χρόνο του διαλείμματος. Σε μεγάλη εκδήλωση θέλεις περισσότερα από ένα σημεία σερβιρίσματος, ώστε να μη σχηματίζεται ουρά.

Για το κυρίως γεύμα η επιλογή είναι ανάμεσα σε finger food με όρθιους, μπουφέ και σερβιριστό μενού. Το finger food κρατά τον κόσμο σε κίνηση και ταιριάζει σε γνωριμίες, ο μπουφές δίνει ποικιλία, ενώ το σερβιριστό κρατά όλους στη θέση τους και βολεύει όταν ακολουθούν ομιλίες ή βραβεύσεις. Στο Green Hall οι επιλογές μενού πάνε από ελαφρύ γεύμα έως πλήρες δείπνο.

Στην Ευρωπαϊκή Ένωση υπάρχουν 14 αλλεργιογόνα τροφίμων που πρέπει να επισημαίνονται, και η ενημέρωση δίνεται και για τα τρόφιμα που δεν είναι συσκευασμένα, όπως τα πιάτα ενός μπουφέ. Ζήτα από το catering την πληροφορία ανά πιάτο και βάλε στη φόρμα επιβεβαίωσης συμμετοχής ένα πεδίο για διατροφικές ανάγκες.

Πρόγραμμα και χρονοδιάγραμμα ημέρας

Γράψε το πρόγραμμα με ώρα έναρξης και λήξης για κάθε ενότητα και μοίρασέ το σε χώρο, catering, τεχνικούς και ομιλητές. Άφησε περιθώριο ανάμεσα στις ενότητες, γιατί κάποια ομιλία θα τραβήξει και κάποιο διάλειμμα θα αργήσει να τελειώσει.

Μια συνηθισμένη ροή για ημερήσια εταιρική εκδήλωση με ομιλίες είναι η εξής:

1. Στήσιμο και τεχνική δοκιμή

   Οι τεχνικοί και οι ομιλητές δοκιμάζουν μικρόφωνα και παρουσιάσεις πριν ανοίξουν οι πόρτες.

2. Υποδοχή και εγγραφές

   Τραπέζι εγγραφών στην είσοδο, με καρτελάκια ονομάτων και καφέ για όσους φτάνουν νωρίς.

3. Έναρξη και κύριες ομιλίες

   Το πιο σημαντικό περιεχόμενο μπαίνει στην αρχή, όσο το κοινό είναι ξεκούραστο.

4. Coffee break

   Το διάλειμμα είναι και χρόνος γνωριμίας, οπότε μην το κόβεις για να καλύψεις καθυστερήσεις.

5. Δεύτερη ενότητα ή εργασία σε ομάδες

   Workshop, πάνελ ή δραστηριότητα team building, ανάλογα με τον στόχο που όρισες.

6. Γεύμα ή κοκτέιλ κλεισίματος

   Ο χρόνος χωρίς πρόγραμμα αφήνει τους καλεσμένους να συνεχίσουν τις συζητήσεις της ημέρας.

Πριν από την ημέρα, το χρονοδιάγραμμα έχει δύο σταθερά σημεία. Το πρώτο είναι οι προσκλήσεις με ζητούμενη επιβεβαίωση συμμετοχής, ώστε να ξέρεις ποιοι έρχονται. Το δεύτερο είναι η προθεσμία που δίνει ο χώρος για τον τελικό αριθμό ατόμων: ρώτα την από την αρχή και βάλε τη στο ημερολόγιο.

Την ημέρα της εκδήλωσης όρισε ένα άτομο ως σημείο επαφής με τον χώρο και τους συνεργάτες, ώστε οι αποφάσεις να μην περνούν από τον ομιλητή ή τη διοίκηση. Μετά το τέλος, μια σύντομη συνάντηση αποτίμησης με όσους δούλεψαν και ένα ερωτηματολόγιο προς τους καλεσμένους δείχνουν αν πέτυχε ο στόχος του πρώτου βήματος και τι αλλάζει την επόμενη φορά.

Συχνές ερωτήσεις